Mailstore Home archiviert bei mir seit geraumer Zeit (ev. seit V11) einen Großteil der E-Mails aus dem Outlook Profil mehrfach, d.h. mit jedem neuen Start wird eine bereits archivierte E-Mail neu archiviert, was zu endlosen Duplikaten bzw. jedesmal nahezu zur Verdopplung führt. Auffällig ist, das es bspw. im archivierten Posteingang nur 5 % betrifft, im zu archivierenden Ordner “Gesendete” 100%. Neuinstallation oder Vorgängerversionen von MailstoreHome brachten keinen Erfolg.
das klingt zunächst tatsächlich ungewöhnlich und so nicht erwünscht.
Könnten Sie bitte ein Debug-Log erstellen, während Sie die Archivierung erneut ausführen,
sodass ich beobachten kann, in wie weit Nachrichten als neu oder anders interpretiert werden?
Das Log wurde hochgeladen. Der Fehler tritt unabhängig vom Postfach auf, unabhängig von der Art der Sicherung (bspw. pst oder Outlook direkt). In der Beispielsicherung eines E-Mail Postfaches für die Log file wurde 3 x nacheinander gesichert. In diesem Fall werden 37 von 247 Nachrichten immer wieder neu gesichert. Wie gesagt die Anzahl variiert. Andere Postfächer deutlich höher. Gleiches Problem beim Installieren von Mailstore-Server als Testversion. Verwendet wird Outlook 2010. In der Vergangenheit mit MailstoreHome eigentlich ohne Probleme.
MailStore Home hat keine speziellen Mechanismen, um sichtbare Duplikate zu entfernen.
Wir müssen hier aber zwischen sichtbaren und technischen Duplikaten unterschieden.
Technische Duplikate
MailStore Home speichert Mails in einer Datenbank ab. Dazu zerlegt es Mails in Bestandteile. Jedes einmalige Bestandteil wird nur ein Mal gespeichert. Sollte also ein Anhang oder ein Textfragment später noch einmal auftauchen, werden nur Zeiger intern hinzugefügt, das eigentliche Datenstück wird nicht noch einmal gespeichert. Das gilt für jede Mail, die mehrfach einging, noch mal zitiert wird, von unterschiedlichen Quellen stammt. Daher wird ein Archiv auch immer nur so groß wie gerade unbedingt nötig.
Sichtbare Duplikate
Wo immer eine Mail mit seinen Bestandteilen tatsächlich mal auftauchte, wird sie auch wieder angezeigt. Das heißt, jedes CC, jedes Zitat, jede Mail aus mehreren Quellen wird auch immer da wieder gezeigt, wo sie entdeckt wurde. Und dies hat gute Gründe:
Wir wissen nie, welches das unerwünschte Duplikat ist. Einfach Mail von Quelle A zu löschen und die aus Quelle B zu behalten, könnte genau verkehrt herum sein. So etwas kann MailStore Home nicht entscheiden
Ist es ein unnötiges Duplikat oder nicht? Eventuell ging eine Mail an Adresse A und Adresse B. Sie ist zwar identisch, aber Sie müssen ja nachvollziehen können, wer diese Mail bekommen hat. Es ist dann eher Zufall, dass Sie Adresse A und Adresse B archivieren.
Vollständigkeit. Auch wenn eigentlich MailStore Server dafür vorgesehen ist, rechtssicheres Archivieren zu gewährleisten, so sollen auch Sie in großem Anteil davon profitieren. Hat Ihnen jemand eine Mail zweimal geschickt? Kam sie mehrfach aus unterschiedlichen Quellen? Egal, was die Ursache war, es hatte offenbar Gründe, und die bilden wir auch grundsätzlich ab. Sehen Sie etwas doppelt, dann kam es auch mal doppelt.
Im Endeffekt können wir also nicht auf Masse pauschale Entscheidungen treffen.
Dies kann ein Programm nicht mal im Einzelfall.
Nur Sie als Benutzer können mit persönlicher Erfahrung in jedem Sonderfall einschätzen, ob eine Mail unerwünscht ist und gelöscht werden kann.
Daher wird es keine radikalen Deduplizierungsmethoden geben.
Lieber zu viel archiviert als durch Fehleinschätzung jede Menge Mails verloren.
die von mir eben gegebene Erklärung, warum wir Duplikate nicht “bekämpfen”, betrifft natürlich nur indirekt Ihr Problem. Es erklärt, wie es dazu kommt, und warum wir hinten an keine Behebung mehr vornehmen.
Allerdings gilt es immer noch zu prüfen, warum überhaupt etwas erneut archiviert wird von der selben Quelle.
Daher wäre für mich wichtig zu wissen, wo Outlook ursprünglich seine Mails herbekommt,
da hier eventuell Mails verändert oder neu nummeriert werden und als neu gelten.
Die E-Mails werden von 3 verschiedenen Servern (pop3) jeweils via Outlook (Outlook 2010) abgeholt. Gesichert wird mit Mailstore jeweils Postein- und Ausgang. Zweck ist die Weiterleitung der (im Gegensatz zur *.pst) deutlich kleineren *.dat dateien via FTP auf ein NAS. Bei allen 3 Postfächern tritt die Problematik auf.
Eine heute abgeholte E-Mail (hier bspw. vom Apple server via icloud Account) wird im lokalen Outlook Postfach abgelegt. Wenn ich dann mit Mailstore bspw. jede Minute eine manuelle Sicherung durchführe, bekomme ich jede Minute ein Duplikat abgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob ich irgendeine Verbindung zum Mailserver habe, d.h. wenn ich ohne Internetverbindung arbeite und quasi offline die Sicherung durchführe legt es von dieser einen Mail aus dem Outlook jedesmal Duplikate an. Dito mit den anderen Postfächern. Vielleicht liegt es am Outlook selbst oder ist perspektivisch ein Neuaufsatz des Systems notwendig, da ich fürchte hier kommt man so nicht weiter.
das ist in der Tat sehr merkwüdig.
Sofern Mails von denselben Quellen (hier bei Ihnen: Outlook) immer wieder archiviert werden, erkennen wir gleiche Mails. Nur, wenn sich diese von den im Archiv befindlichen unterscheiden, erstellen wir im Archiv ein neues Exemplar. Wie vorher einmal beschrieben, braucht das nicht unbedingt mehr Platz intern, aber dennoch sehen Sie die Doppelgänger.
Offenbar wird aus irgendeinem Grund die interne, sogenannte “GUID” zwischen den Archivierungsvorgängen geändert. Dies ist die eindeutige ID, die Outlook jeder Mail in seinem Speicher gibt.
Welche Antivirus/Security-Lösung verwenden Sie und hat diese Lösung einen speziellen E-Mail-Scanner bzw. ein Outlook-AddIn zur Prüfung?
Ich kann zunächst nur davon ausgehen, dass hier die Mails noch einmal von irgendeinem Beteiligten manipuliert werden und dann eine neue ID bekommen.
Ich benutze zur Zeit Mailstore Home 11.0.2.13363 und archiviere damit regelmäßig auch mein O2 IMAP Postfach und vor allem die lokalen Speicherordner von Windows Live Mail. Es funktioniert soweit eigentlich sehr gut und ich freue mich, dass Mailstore Home mir eine einfache Möglichkeit zum Archivieren und zum Durchsuchen meiner E-Mails gibt.
Allerdings verschiebe ich grundsätzlich alle eingehenden Mails in meine lokalen Speicherordner, so dass der Posteingang von Live Mail normalerweise leer ist, wenn ich mit Mailstore Home die neuen Daten sichere. Trotzdem speichert Mailstore Home alle bereits aus dem Posteingang entfernten Mails zusätzlich ab.
Ich verstehe, dass Sie nicht entscheiden können, wo Duplikate gelöscht werden sollen und wo eine Kopie erhalten werden soll. Aber es wäre sehr hilfreich, wenn zumindest bei jedem Duplikat die Anzahl der noch vorhandenen Links auf die selben Daten angezeigt werden würde, denn dann könnte ich sehen, was ich aus dem Posteingang löschen kann, ohne die Daten zu verlieren, bzw. was kein Duplikat ist und verschoben werden muss. Vielen Dank!
damit ich das richtig nachvollziehen kann;
Sie verschieben Mails in Windows Live Mail aus dem Posteingang in einen Unterordner, und dennoch werden diese beim nächsten Archivieren in mailStore Home im Posteingang dieses Profils angezeigt?
Ist dies auch das O2-Postfach, welches Sie parallel per IMAP abholen?
Ich archiviere nur ca. einmal pro Woche alle E-Mail Ordner aus Windows Live Mail, das alle 3 Minuten einen IMAP Account bei O2 und einen Pop3 Account bei Arcor synchronisiert sowie meine lokalen Ordner enthält.
Beim Archivieren mit Mailstore Home rufe ich aber nicht nochmal direkt die beiden Accounts ab, sondern nur was Live Mail bereits gespeichert hat. Die Mails der Posteingangsordner von Live Mail verschiebe ich in der Regel in die lokalen Speicherordner oder lösche sie noch vor dem Archivieren. Trotzdem erscheinen dann alle Mails wieder im archivierten Posteingang. Und genau da wäre eine Markierung der Duplikate sehr nützlich, damit ich diese löschen kann ohne Daten zu verlieren.
Sie holen also nicht nachträglich auch noch mal von O2 direkt vom Server ab?
Ich versuche hier gerade, dies in einer Teststellung nachzubilden, aber meine verschobenen Mails werden korrekt mitgezogen in Unterordner, die MailStore Home dann entsprechend nachbildet.
Welche Version von Windows Live Mail verwenden Sie?
(Datei -> Info)
In meinem Fall ist es Windows Live Mail 2012 (Build 16.4.3528.0331)
Könnten Sie mir einmal von den Konteneinstellungen die Seite „Erweitert“ als Screenshot schicken?
(Datei -> Optionen -> E-Mail-Konten, Konto auswählen, Eigenschaften)
Richtig, Mailstore hat nie direkten Zugriff auf die Server der Provider.
Die in die lokalen Ablage-Ordner verschobenen Mails werden von Mailstore dort auch erfolgreich archiviert und angezeigt. Ich vermute aber, dass Lösch-Flags von Live Mail im Posteingang nicht erkannt werden.
Live Mail ist Version 2012 (Build 16.4.3563.0918) und läuft auf dem aktuellen Windows 10 1809, aber da hat sich seit 1507 nichts verändert. Es stammt ursprünglich aus WinEssentials2012 16.4.3528.0331, ist irgendwann dann aber noch aktualisiert worden.
Der O2 IMAP Server:
Bei dem POP3 Arcor Account bleiben keine Duplikate im Posteingang.
Im O2 IMAP Posteingangsverzeichnis behält Live Mail allerdings eine ganze Reihe eml-Dateien, obwohl im Programmfenster nur ein Eintrag zu sehen ist, den ich immer stehen lasse, um schnellen Zugriff auf ein Forum zu haben.
Heute, am 29.11.18 kamen 3 Mails, 1 Postbank Newsletter (gelöscht), 1 Spam (gelöscht) und einmal von Rebecca (wird später unter MailStore einsortiert) Trotz des Löschens sieht man alle 3 Mails noch im Live Mail Verzeichnis und Mailstore hat auch das gelöschte Newsletter und die Spam-Mail archiviert.
mich überrascht etwas, dass in der geringfügig neueren Version von Live Mail im erweiterten Einstellungs-Tab die Zustelloptionen ganz entfernt wurden.
Aufgrund des Phänomens können wir praktisch davon ausgehen, dass die Mails so lange behalten werden, bis sie endgültig gelöscht wurden, oder zumindest einige Tage.
Intern lagern sie immer noch im Verzeichnis und der Lösch-Vermerk wird nur in einer Tabelle/Datenbank geführt.
Diese “dezente” Änderung führt natürlich zu dem uns bekannten Phänomen:
Die Mail ist eigentlich noch da.
Ich kann Ihnen zu diesem eingestellten Produkt von Microsoft aktuell keinen spezielleren Support mehr anbieten.
Wäre es für Sie denkbar, in naher Zukunft den Client einmal zu wechseln?
Oder alternativ direkt vom Postfach zu archivieren?
ja, ich vermute auch, dass sich der Lösch-Vermerk nur in der Datenbank befindet. Die Zustelloptionen gibt es bei meinem POP3 Arcor Account aber immer noch, nur nicht bei IMAP. Bei POP3 werden keine gelöschten Mails gespeichert oder archiviert.
Direkt vom IMAP Postfach zu archivieren nützt mir nichts, weil ich ja eigentlich nur die lokalen Speicherordner sichern möchte. Den Client zu wechseln wäre eventuell denkbar.
Es würde mir aber auch schon sehr helfen, wenn Mailstore Duplikate als solche kennzeichnen würde. Sollte dies nicht möglich sein, möchte ich mich trotzdem für Ihre Hilfe bedanken.
Trotz des Löschens sieht man alle 3 Mails noch im Live Mail Verzeichnis und Mailstore hat auch das gelöschte Newsletter und die Spam-Mail archiviert.